Nama :
Fauziah Fitriani
NPM : 52216731
Kelas :
2DF01
1.
Penentuan Proses Komposisi
1.
Perencanaan
Dalam
fase perencanaan akan dirancang beberapa hal mendasar seperti tujuan
komunikasi, audiens yang menerima pesan, ide pokok yang akan disampaikan serta
saluran atau media yang akan digunakan. Ada tiga tahapan penting yang perlu
diperhatikan seperti mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens serta memilih
saluran dan media yang akan digunakan.
- Pengorganisasian
Tahap
berikutnya ialah mengorganisasikan ide yang akan dituangkan dalam bentuk draf.
Setelah ide sudah berupa kata, kalimat dan paragraf maka perlu diperhatikan
apakah kata, kalimat dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan benar.
Perlu adanya pengecekan dan perbaikan apabila ada hal-hal yang masih dianggap
kurang efektif.
2. Penentuan
Tujuan
Dalam
merencanakan pesan bisnis maka perlu mengetahui tujuan dari komunikasi
tersebut.Tujuan harus jelas dan dapat diukur sesuai dengan organisasi.
- Tujuan
harus jelas
Tujuan yang jelas tentu saja
akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dituju. Tujuan yang jelas
juga akan membantu proses keputusan.
- Keputusan
untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu
pesan perlu diperhatikan apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar
diperlukan.
- Keputusan
untuk menanggapi audiens
Komunikator perlu
mempertimbangkan motif dari para audiens untuk mendapatkan tanggapan mereka.
- Keputusan
untuk memusatkan isi pesan
Komunikator perlu memasukan
informasi yang penting saja demi mencapai tujuan.
- Keputusan
untuk menetapkan media yang akan digunakan
Media komunikasi dapat berupa
lisan atau tulisan.
- Tujuan
Komunikasi Bisnis
- Memberi
informasi
Tujuan dalam komunikasi bisnis
adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak
lain.
- Melakukan
persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis
adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar.
- Melakukan
kolaborasi
Tujuan ketiga ialah melakukan
kerja sama bisnis atau berkolaborasi dengan orang lain. Melalui komunikasi
seseorang dapat bekerja sama dengan orang lain dengan cara yang mudah.
- Cara
menguji tujuan
Untuk menguji suatu tujuan yang
baik perlu dilakukan hal berikut:
- Realistik
Tujuan yang akan disampaikan
harus realistik, artinya ide atau gagasan yang akan disampaikan harus sesuai
dengan kemampuan yang ada tanpa mengarang-ngarang.
- Waktu
yang tepat
Waktu yang tepat perlu
dipertimbangkan dalam penyampaian suatu ide atau gagasan.
- Apakah
orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Dalam mencapai tujuan yang baik
maka diperlukan ketepatan sesorang yang menyampaikan pesan tersebut.
- Tujuan
selaras dengan tujuan perusahaan
Tujuan yang akan disampaikan
haruslah sesuai dengan tujuan dari organisasi atau perusahaan tersebut.
3. Analisis Audience
1. Cara mengembangkan profil
audiens
Komunikator perlu untuk
melakukan penyelidikan untuk mengantisipasi reaksi audiens.
- Menentukan
ukuran dan komposisi audiens
Perilaku audiens berbeda
menurut jumlahnya yang besar dan sedikit, masing-masing akan memunculkan reaksi
yang berbeda. Semakin banyaj audiens maka semakin beragam juga jenis-jenis
latar belakangnya. Oleh karena itu komunikator harus pandai-pandai menentukan
cara penyampaian pesan yang benar dan sesuai.
- Siapa
audiensnya
Perlu diteliti berapa banyak
audiens yang dituju, apabila lebih dari satu orang maka perlu mengidentifikasi
posisi mereka. Biasanya yang memegang posisi oenting adalah mereka yang
memiliki organisasional tinggi, namun ada juga yang posisinya rendah tapi
karena kelebihannya dalam bidang tertentu memiliki justru kunci dalam materi
yang akan disampaikan.
- Reaksi
audiens
Setelah mengetahui audiens,
maka perlu diperhatikan reaksi yang mungkin saja disebabkan oleh para audiens.
Apabila reaksi yang dihasilkan kurang berdiskusi maka sebaiknya presentasi
langsung dituju pada kesimpulan dan saran.
- Tingkat
pemahaman audiens
Dalam penyampaian pesan, latar
belakang audiens perlu diselidiki melalui tingkat pendidikan, usia dan juga
pengalamannya agar penyampaian pesan dapat disesuaikan.
- Hubungan
komunikator dengan audiens
Jika komunikator adalah orang
yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat diyakinkan sebelum
penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan-pesan yang disampaikan dan
nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukan tingkat
hubungan komunikator dengan audiens.
4. Penentuan
Ide Pokok
Setelah
menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya menentukan cara untuk mencapai tujuan
tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu
ide pokok (main idea). Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda.
Tipik adalah subjek pesan yang lebih luasm sedangkan ide pokok adalah
pernyataan tentang suatu topic yang menjelaskan isi dan tujuan dari topic
tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide pokok dapat memotivasi
orang-orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau
menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Dalam suatu
surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Ide pokok dari pesan-pesan
selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang
penting tidak sampai terabaikan. Yang lebih penting adalah ide-ide pokok yang
disampaikan harus mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
5. Seleksi
Saluran dan Media
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide yang disampaikan melalui
dua saluran, yaitu:
- Komunikasi
Lisan
Salah satu kebaikan dari
komunikasi lisan (oral communication) adalah kemampuannya memberikan
umpan balik (feedback) dengan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yang
disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan audiens dapat
dibuat lebih nyaman (convient). Kelebihan lain dari komunikasi lisan adalah
sifatnya yang ekonomis.
- Komunikasi
tertulis
Pesan tertulis memilik macam
bentuk, seperti surat, memo, proposan dan laporan. Kelebihan komunikasi
tertulis adalah seorang penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan pesan
mereka. Format tulisan juga diperlukan apabila informasi yang akan disampaikan
kompleks maka dibutuhkan catatan untuk referensi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar